خطة تطوير نظام كوست لإدارة المدارس

المقدمة: من نظام محاسبي إلى نظام بيئي متكامل للمدارس

تمثل هذه الوثيقة خطة استراتيجية مفصلة لتحويل نظام كوست المحاسبي المتكامل إلى نظام إدارة مدرسية شامل (School Information System + Enterprise Resource Planning). الرؤية الجوهرية لا تكمن في بناء نظام جديد من الصفر، بل في **إعادة توظيف وتوسيع الوحدات (Modules) الحالية** القوية في نظامنا لتخدم السياق المدرسي بكافة تعقيداته.

نظام كوست الحالي يمثل العمود الفقري المالي والإداري القوي والموثوق. ما سنقوم به هو بناء الجسم الأكاديمي والخدمي فوق هذا العمود الفقري، لإنشاء كيان واحد متكامل، يلغي الحاجة لأي برامج مساعدة ويقدم **مصدر حقيقة واحد (Single Source of Truth)** لإدارة المدرسة.

المرحلة الأولى: التأسيس وإعادة توظيف الوحدات الحالية (Foundation & Re-purposing)

تركز هذه المرحلة على تعديلات ذكية وتوسيع للوحدات الموجودة لتتحدث "لغة المدرسة". الهدف هو تحقيق نتائج سريعة وملموسة وإثبات قابلية المفهوم، وبناء أساس متين للمراحل المتقدمة.

1. توسيع "مركز جهات الاتصال" ليصبح "مركز شؤون الأفراد"

الوحدة الحالية لإدارة العملاء والموردين هي الأساس المثالي لإدارة جميع الأفراد المرتبطين بالمدرسة. سيتم تحويلها لتصبح قاعدة بيانات مركزية وشاملة.

الإجراءات المطلوبة والتفاصيل:

إضافة أدوار (Roles) جديدة: بجانب (عميل، مورد، موظف)، سيتم إضافة الأدوار المحورية التالية:
- طالب (Student): الدور الأساسي في النظام الأكاديمي.
- ولي أمر (Guardian/Parent): لربطه بالطلاب وتحميل الفواتير عليه.
- مدرس (Teacher): وهو نوع خاص من "الموظفين" مع صلاحيات وحقول بيانات إضافية.
توسيع حقول البيانات لكل دور (Data Schema Expansion):
- ملف الطالب: سيتم إضافة تبويب جديد "البيانات الأكاديمية" يحتوي على حقول مخصصة مثل: رقم القيد الأكاديمي، السنة الدراسية الحالية، الصف الدراسي، الشعبة، تاريخ الالتحاق، فصيلة الدم، حالة صحية خاصة، صورة شخصية. الأهم من ذلك، سيتم إضافة حقل "ربط بأولياء الأمور" الذي يسمح بربط ملف الطالب بملف ولي أمر واحد أو أكثر.
- ملف ولي الأمر: سيحتوي على تبويب جديد "الأبناء" يعرض قائمة بالطلاب المرتبطين به، مع روابط مباشرة لملفاتهم الأكاديمية والمالية.
- ملف المدرس: سيتم توسيع ملف "الموظف" ليشمل تبويب "البيانات التدريسية" الذي يحتوي على حقول مثل: المؤهل العلمي، التخصص، المواد التي يدرسها، النصاب الأسبوعي من الحصص.

سيناريو عملي:

عند تسجيل طالب جديد "علي"، يتم إنشاء ملف له بدور "طالب". ثم يتم إنشاء ملف لوالده "محمد" بدور "ولي أمر". من داخل ملف "علي"، يتم ربطه بملف "محمد". الآن، أي فاتورة دراسية تصدر لـ "علي" ستظهر تلقائيًا في كشف حساب "محمد".

2. تكييف "دليل الأصناف" لإدارة الرسوم والمستلزمات

سيتحول دليل الأصناف من مجرد كتالوج للبضائع إلى كتالوج شامل لكل ما تقدمه المدرسة من خدمات ومنتجات قابلة للفوترة.

الإجراءات المطلوبة والتفاصيل:

إنشاء أصناف "خدمة" (Service) للرسوم:
- أمثلة: "رسوم دراسية - الصف الأول الابتدائي - 2025/26"، "رسوم باص - خط سير حي النزهة"، "اشتراك نشاط السباحة - الفصل الأول".
- سيتم إضافة حقول مخصصة لهذه الأصناف مثل السنة الدراسية، الفصل الدراسي، الصف الدراسي المستهدف، هل الرسوم إلزامية؟. هذا يسمح بفلترة دقيقة عند إنشاء الفواتير المجمعة.
إنشاء أصناف "مخزنية" (Stock) للمستلزمات:
- أمثلة: "الزي المدرسي - مقاس M"، "كتاب الرياضيات - الصف الخامس"، "وجبة غداء - 15 سبتمبر".
- سيتم إدارة مخزون هذه الأصناف في وحدة "المخازن والمخزون"، حيث يمكن تعريف "مستودع المدرسة" أو "المقصف" كمخازن منفصلة.
استخدام وحدة "نقاط البيع (POS)" للمقصف المدرسي:
شاشة الكاشير الحالية مثالية لبيع الأصناف المخزنية (وجبات، أدوات مكتبية) مباشرة للطلاب. يمكن ربط كل عملية بيع بملف الطالب مباشرة (إذا كان لديه رصيد مسبق الدفع) أو تسجيلها كمبيعات نقدية عامة.

3. تحويل "فواتير المبيعات" إلى "نظام الفوترة والتحصيل الدراسي"

هذه هي الوحدة التي ستدير التدفقات النقدية الرئيسية للمدرسة، وسيتم تطويرها لتصبح أداة قوية وذكية.

الإجراءات المطلوبة والتفاصيل:

تطوير آلية "إنشاء الفواتير المجمعة" (Bulk Invoice Generation):
سيتم بناء شاشة جديدة بالكامل تسمى "معالج إصدار الرسوم". ستسمح هذه الشاشة للمحاسب بالخطوات التالية:
1. تحديد الرسوم: اختيار "صنف الخدمة" المطلوب فوترته (مثال: "رسوم دراسية - الصف الأول").
2. تحديد الجمهور: فلترة الطلاب حسب (السنة الدراسية، الصف، الشعبة).
3. إعدادات الفوترة: تحديد تاريخ الفاتورة، وتاريخ الاستحقاق.
4. (الأهم) تعريف خطة الأقساط: اختيار خطة تقسيط (مثلاً: "خطة شهرية - 9 أشهر" أو "خطة ربع سنوية - 3 أقساط"). سيقوم النظام تلقائياً بتقسيم المبلغ الإجمالي على عدد الأقساط وتوليد تواريخ استحقاق مستقبلية لكل قسط.
5. مراجعة وتأكيد: عرض قائمة بالطلاب الذين سيتم فوترتهم مع المبالغ النهائية بعد تطبيق الخصومات (إن وجدت)، ثم تأكيد العملية. سيقوم النظام بإنشاء مئات الفواتير بضغطة زر.
تطوير نظام الخصومات الآلي: سيتم إضافة حقل "الخصومات" في ملف الطالب، حيث يمكن إضافة خصومات مثل (خصم إخوة 10%، خصم تفوق 15%). عند تشغيل "معالج إصدار الرسوم"، سيقوم النظام بقراءة هذه الخصومات وتطبيقها على الفاتورة تلقائياً.
وحدة "سندات القبض" (Receipt Vouchers): ستُستخدم كما هي لتسجيل دفعات الرسوم من أولياء الأمور، مع الاستفادة الكاملة من ميزة تخصيص الدفعة على الفواتير والأقساط المستحقة، مما يوفر كشف حساب دقيق لولي الأمر.

المرحلة الثانية: بناء الوحدات الأكاديمية الجديدة (The Academic Core)

هذه المرحلة تتطلب بناء وحدات جديدة بالكامل داخل النظام الحالي، وهي التي تحوله من نظام مالي إلى نظام مدرسي متكامل.

1. وحدة "التكوين الأكاديمي" (Academic Structure)

هذه الوحدة هي الأساس الذي يتم بناء كل العمليات الأكاديمية عليه. ستوفر شاشات جديدة لتعريف هيكل المدرسة.

شاشة إدارة السنوات الدراسية: لتعريف السنوات (2024-2025، 2025-2026) وتحديد تواريخ البدء والانتهاء والفصول الدراسية لكل سنة.
شاشة تعريف المراحل والصفوف: لإنشاء هيكل شجري (المرحلة الابتدائية -> الصف الأول، الثاني...).
شاشة تعريف الشعب (الفصول): لإنشاء الشعب داخل كل صف (الصف الأول -> شعبة أ، شعبة ب).
شاشة تعريف المواد الدراسية: لإنشاء قائمة بالمواد (رياضيات، علوم...) وربطها بالصفوف التي تُدرّس فيها.

2. وحدة "إدارة الجداول والحصص" (Timetabling & Scheduling)

هذه الوحدة ستدير العلاقة بين الطلاب، المدرسين، والمواد الدراسية.

شاشة توزيع الطلاب على الشعب: واجهة تسمح بسحب وإفلات الطلاب من قائمة "الطلاب المسجلين" إلى الشعب المتاحة في صفوفهم.
شاشة ربط المدرسين بالمواد: واجهة لتعيين مدرس لكل مادة في كل شعبة (المعلم "أحمد" يدرس "الرياضيات" للشعبة "1-أ").
شاشة بناء الجدول الدراسي: واجهة مرئية (Grid) لبناء الجدول الأسبوعي لكل شعبة، مع التحقق من عدم وجود تعارض في جداول المدرسين.

3. وحدة "السجل الأكاديمي للطالب" (Student Academic Record)

هذه ستكون شاشة جديدة متكاملة مرتبطة بملف الطالب، وهي قلب العمليات الأكاديمية اليومية.

نظام الحضور والغياب: واجهة يومية بسيطة تظهر للمدرسين في "بوابة المدرس"، تعرض قائمة طلاب الشعبة للسماح بتسجيل الحضور والغياب لكل حصة.
نظام رصد الدرجات (Gradebook): واجهة للمدرسين لتعريف عناصر التقييم لكل مادة (اختبار شهري، واجب، مشاركة، اختبار نهائي) وإدخال الدرجات لكل طالب.
نظام التقارير والشهادات: تطوير آلية قوية لطباعة "شهادة درجات" (Report Card) قابلة للتخصيص لكل طالب، حيث يقوم النظام بجمع الدرجات من جميع المواد تلقائياً.

المرحلة الثالثة: الخدمات المساندة والبوابات الإلكترونية (Ancillary Services & Portals)

لتحقيق التكامل الشامل وتوفير تجربة مميزة لجميع الأطراف، يجب إضافة وحدات خدمية وبوابات تفاعلية.

1. وحدة "إدارة النقل المدرسي" (Transportation Management)

شاشة تعريف خطوط السير: واجهة لتعريف مسارات الباصات والمناطق التي تغطيها.
شاشة تعيين الطلاب على الباصات: ربط كل طالب مشترك في خدمة النقل بباص معين وخط سير محدد.
استخدام وحدة "الأصول الثابتة": سيتم تعريف كل باص كـ "أصل ثابت" في النظام، مما يسمح بتتبع تكاليف الصيانة، استهلاك الوقود، وحساب الإهلاك، وربط كل هذه المصاريف بمركز تكلفة "قسم النقل".

2. تطوير "بوابة ولي الأمر" (Guardian Portal)

ستكون واجهة ويب وتطبيق موبايل مبسط، يسجل الدخول باستخدام بيانات ولي الأمر المسجلة في "مركز شؤون الأفراد".

عرض الفواتير والدفع الإلكتروني: عرض تفصيلي لفواتير الرسوم المستحقة وغير المدفوعة، مع إمكانية الدفع مباشرة عبر الإنترنت (يتطلب تكامل مع بوابة دفع إلكتروني).
متابعة الأداء الأكاديمي: عرض حي لدرجات الأبناء في مختلف المواد فور إدخالها من قبل المدرسين.
متابعة الحضور والغياب: سجل يومي لحضور وغياب الأبناء.
التواصل: نظام رسائل آمن للتواصل المباشر مع إدارة المدرسة أو المدرسين.

3. تطوير "بوابة المدرس" (Teacher Portal)

واجهة مخصصة للمدرسين للقيام بمهامهم اليومية بكفاءة وسهولة.

تسجيل الحضور والغياب اليومي.
الدخول إلى دفتر الدرجات (Gradebook) وإدخال نتائج الطلاب.
عرض الجدول الدراسي وجدول الحصص الاحتياطية.

المرحلة الرابعة: التقارير المتقدمة والذكاء التشغيلي

ستوفر هذه المرحلة رؤى استراتيجية لإدارة المدرسة لاتخاذ قرارات مبنية على بيانات دقيقة ومتكاملة.

لوحات معلومات (Dashboards) مخصصة:
- لمدير المدرسة: تعرض مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) مثل: نسبة التحصيل المالي، إجمالي عدد الطلاب، متوسط نسبة الحضور، مقارنة الأداء الأكاديمي بين الشعب.
- للمشرف الأكاديمي: تعرض تقارير عن أداء الطلاب والمدرسين والمواد.
تقارير جديدة مخصصة:
- تقرير أعمار الديون (لأولياء الأمور المتأخرين عن السداد).
- تقرير قائمة الطلاب في كل باص مع معلومات الاتصال.
- تقرير الأداء الأكاديمي للطلاب المتعثرين (لتحديد الحاجة للدعم).