دليل الميزات المتقدمة لنظام Costai

لوحة القيادة الاستراتيجية والسيطرة العليا (Strategic Cockpit)

الرؤية المستقبليةقيد التطوير والتخطيط

نحن نؤمن بالتطوير المستمر. هذه الميزات هي جزء من خارطة طريقنا لتحويل كوست إلى نظام تشغيل أعمال لا مثيل له.

هذه ليست مجرد ميزة، بل هي فلسفة تشغيلية. هي مصممة لتحويل دورك كقائد أعمال من الغوص في تفاصيل التقارير اليومية إلى قائد يجلس في "برج المراقبة"، يرى صحة إمبراطوريته التجارية بلمحة واحدة، ويتخذ قرارات استراتيجية بناءً على رؤى فورية ودقيقة للإجابة على سؤالك اليومي: "ما هي صحة أعمالي اليوم، وأين يجب أن أركز انتباهي المحدود؟"

1. لوحة المعلومات الموحدة للمجموعة (Consolidated Group Dashboard)

شاشتك الصباحية التي تمنحك رؤية بانورامية فورية لصحة كل شركة على حدة وصحة المجموعة ككل. تقضي على "المفاجآت" المالية وتوفر ساعات من تحليل التقارير المنفصلة.

تصور الواجهة:

• نظرة عليا على المجموعة: أرقام كبيرة وواضحة تعرض إجمالي السيولة النقدية، إجمالي الإيرادات، وصافي الربح لكل شركاتك معاً.
• بطاقات الشركات التفاعلية: لكل شركة (مطاعم، تصنيع، مقاولات) بطاقة خاصة بها تعرض أهم مؤشرات الأداء (KPIs) مع مؤشر لوني (أخضر/أصفر/أحمر) بجانب كل رقم لمعرفة حالته مقارنة بالأهداف المحددة مسبقاً.

سيناريو الاستخدام: تفتح النظام، فترى مؤشر "تكلفة الطعام" في المطاعم باللون الأحمر. فوراً، تعرف أن هناك مشكلة في الهدر أو التسعير. في نفس الوقت، ترى أن "السيولة" في شركة المقاولات باللون الأصفر، مما يدفعك لمتابعة التحصيلات. كل ذلك في أقل من دقيقة.

2. محرك التنبيهات الذكية والإشعارات (The Smart Alerts Engine)

إدارة استباقية للمخاطر والفرص. النظام يعمل كـ "جهاز عصبي رقمي" يراقب أعمالك 24/7 وينبهك فقط عند الضرورة، مما يحررك من القلق والمتابعة المستمرة. بدلاً من أن تبحث أنت عن المشكلة، النظام يخبرك بها فور حدوثها.

• الفائدة الاستراتيجية: تحويل إدارتك من رد الفعل إلى الفعل الاستباقي. ستكون أول من يعرف بالانحرافات الهامة، مما يمنحك وقتاً ثميناً لاتخاذ الإجراءات التصحيحية قبل تفاقم المشاكل.
• واجهة بناء سهلة: يمكنك بنفسك إنشاء قواعد تنبيه مخصصة عبر واجهة بسيطة، دون الحاجة لأي خبرة تقنية، وكأنك تبني جملة بسيطة:

مثال القاعدة:
إذا "التكاليف الفعلية" لـ "مشروع بناء برج السلام" تجاوزت "85%" من "الميزانية المعتمدة"،
فقم بـ "إرسال بريد إلكتروني" إلى "مدير المشاريع" و "أنا".

أمثلة على تنبيهات يمكنك إعدادها لكل قطاع من أعمالك:

1. تنبيهات مالية ورقابية (للمجموعة ككل):
   • "أعلمني فوراً إذا انخفض رصيد أي حساب بنكي عن 100,000 ريال."
   • "أرسل لي ملخصاً أسبوعياً بالذمم المدينة التي تجاوزت فترة استحقاقها 30 يوماً."
2. تنبيهات تشغيلية (خاصة بكل شركة):
   • للمطاعم: "أعلمني إذا ارتفعت تكلفة وصفة 'البرجر' بنسبة 5% بسبب تغير أسعار الموردين."
   • للتصنيع: "أعلمني عندما يصل رصيد 'المواد الخام الأساسية' إلى نقطة إعادة الطلب لتجنب توقف الإنتاج."
   • للمقاولات: "أعلمني إذا تم صرف مواد لمشروع ما تتجاوز قيمتها 50,000 ريال في يوم واحد."

سيناريو الاستخدام: أنت في اجتماع، يصلك إشعار فوري على هاتفك: "تحذير: تكلفة الطعام في فرع العليا وصلت 40% هذا الأسبوع (الهدف 35%)". بضغطة زر، تفتح تقريراً سريعاً يوضح أن سعر 'اللحم' ارتفع. ترسل استفساراً مباشراً من نفس الإشعار لمدير المشتريات. لقد حللت مشكلة محتملة في دقيقة واحدة.

3. نظام الموافقات الإلكترونية متعدد المستويات (Approval Workflows)

تفويض آمن وفعال يُمكّنك من إدارة فريقك مع الاحتفاظ بالسيطرة النهائية على النفقات الهامة، دون أن تكون "عنق زجاجة" يعطل سير العمل.

• الفائدة الاستراتيجية: يمكنك الموافقة على أوامر الشراء، طلبات الصرف، والفواتير الهامة مباشرة من هاتفك المحمول بضغطة زر.
• مثال لمسار موافقة:
  1. "أوامر الشراء في شركة التصنيع أقل من 10,000 ريال ← موافقة تلقائية."
  2. "بين 10,001 و 50,000 ريال ← تتطلب موافقة مدير المصنع."
  3. "أعلى من 50,000 ريال ← تتطلب موافقة مدير المصنع ثم موافقتك النهائية."

مركز الإشعارات والأجندة المالية الذكية (The Command Center)

هذه ليست مجرد إضافة، بل هي تحويل النظام إلى مركز قيادة حي. الهدف هو الانتقال من نظام سلبي يسجل البيانات، إلى مساعد ذكي استباقي يوجه انتباهك، يسهل التعاون، ويضمن عدم إغفال أي معلومة حيوية للحفاظ على صحة ونمو أعمالك.

1. مركز الإشعارات الذكي: من الفوضى إلى الوضوح

يعمل هذا المركز كـ "صندوق وارد ذكي" لأعمالك، حيث يقوم بتصنيف وتحديد أولويات كل حدث مهم تلقائياً، مما يحررك من الحاجة إلى المتابعة اليدوية المستمرة.

• التصنيف التلقائي: يتم فرز كل الإشعارات فوراً إلى فئات واضحة:
  • طلبات الموافقة: كل ما يحتاج إلى قرارك (فواتير، أوامر صرف) في مكان واحد.
  • تنبيهات مالية: إنذارات استباقية (انخفاض سيولة، تجاوز ميزانية، فواتير مستحقة).
  • مهام وتعليقات: كل النقاشات والإشارات المباشرة من فريقك.
• تحديد الأولويات: يتم تمييز كل إشعار بصرياً لتعرف أهميته من لمحة واحدة:
  🔴 حرج: يتطلب تدخلاً فورياً (مثل: انخفاض السيولة).
  🟡 هام: يؤثر على سير العمل اليومي (مثل: طلب موافقة).
  🔵 معلومة: لإبقائك على اطلاع (مثل: إتمام مهمة).
• دردشة داخلية مرتبطة بالسياق: بدلاً من البريد الإلكتروني، يمكنك مناقشة فاتورة معينة عبر الإشارة (@أحمد) في تعليق مرتبط بنفس الفاتورة، ويبقى كل شيء موثقاً في مكانه.

2. الأجندة المالية الديناميكية: خارطة الطريق المالية

ليست مجرد تقويم، بل هي "رزنامة مالية" ذكية تملأ نفسها تلقائياً من بيانات النظام لتعطيك رؤية مستقبلية واضحة لالتزاماتك وفرصك المالية.

• طبقات عرض متخصصة: يمكنك بضغطة زر عرض أو إخفاء طبقات مختلفة من المعلومات على التقويم:
  • طبقة التحصيلات (Cash-In): لعرض تواريخ استحقاق فواتير العملاء.
  • طبقة المدفوعات (Cash-Out): لعرض تواريخ سداد فواتير الموردين والرواتب.
  • طبقة الامتثال والضرائب: لعرض مواعيد الإقرارات الضريبية والالتزامات الحكومية.
• مواعيد تفاعلية: كل موعد على الأجندة هو بوابة للإجراءات. النقر على فاتورة مستحقة يفتح لك خيارات "إرسال تذكير" أو "تسجيل دفعة" مباشرة.

3. إعدادات الإشعارات المخصصة: تحكم كامل للمستخدم

لأن كل دور في الشركة له اهتماماته، يمكن لكل مستخدم تحديد كيف ومتى يريد استلام إشعاراته.

مثال للإعدادات:
إذا كان الإشعار "تنبيه انخفاض السيولة" فقم بإرساله إلى "المدير المالي" عبر [✔] النظام و [✔] بريد إلكتروني و [✔] رسالة SMS.
إذا كان الإشعار "إتمام مهمة" فقم بإرساله إلى "مدير المشروع" عبر [✔] النظام فقط.

أسلوب تتبع "رقم تسلسلي" (Serial Number)

الميزات الحاليةمفعل بالكامل

هذا هو حجر الأساس لإدارة الأصول والمخزون عالي القيمة. عند اختيار هذا الأسلوب، فإنك تخبر النظام أن كل قطعة من هذا الصنف هي كيان فريد يجب تتبعه بشكل مستقل.

• الفائدة الرئيسية: الربط المباشر بين المخزون والأصول الثابتة، مما يسمح بعملية "الرسملة" المحاسبية الدقيقة وتتبع دورة حياة الأصل بالكامل.
• الأهمية: يمنحك دقة متناهية في التتبع، ويحول الأصول من مجرد أرقام في المخزون إلى وحدات استثمارية يمكن قياس عائدها وإهلاكها.
• سيناريو الاستخدام: شراء 5 أجهزة كمبيوتر. بدلاً من مجرد زيادة رصيد "كمبيوتر" بمقدار 5، يطالبك النظام بإدخال الرقم التسلسلي لكل جهاز، مما يسمح لك لاحقًا باختيار جهاز معين وتحويله إلى "أصل ثابت" في سجل الأصول بضغطة زر.

الرؤية المستقبليةقيد التطوير والتخطيط

نحن نؤمن بالتطوير المستمر. هذه الميزات هي جزء من خارطة طريقنا لتحويل كوست إلى نظام تشغيل أعمال لا مثيل له.

أسلوب تتبع "دفعة/تشغيلة" (Batch/Lot)

هذا الأسلوب ضروري للمنتجات التي يتم إنتاجها أو شراؤها بكميات كبيرة في نفس الوقت، حيث يتم تجميعها تحت رقم تعريف مشترك.

• الفائدة الرئيسية: تتبع تواريخ الصلاحية، مراقبة الجودة، وتتبع التكلفة الدقيقة لكل دفعة إنتاج.
• الأهمية: يقلل من الهدر عبر ضمان بيع المنتجات الأقرب انتهاءً أولاً (FIFO)، ويسهل عمليات سحب المنتجات المعيبة من السوق بدقة، ويوفر رؤية دقيقة لربحية كل دفعة.
• سيناريو الاستخدام: مصنع أدوية ينتج دفعة "Batch-101" بتاريخ صلاحية محدد. عند اكتشاف مشكلة في هذه الدفعة، يمكن للنظام تحديد كل الصيدليات التي استلمت من "Batch-101" بالضبط.

تتبع الأبعاد (للمنتجات التي تباع بالقياس)

• الفائدة: إدارة مثالية للمنتجات التي لا تباع بالقطعة، بل بالقياس (متر، متر مربع، إلخ).
• الأهمية: يفتح الباب أمام قطاعات أعمال جديدة (مثل الأقمشة، الكابلات، مواد البناء) لاستخدام النظام بكفاءة، ويوفر دقة متناهية في حساب المخزون المتبقي.
• سيناريو الاستخدام: متجر أقمشة يستلم لفة قماش بطول 50 متر. عند بيع 3.5 متر لعميل، يقوم النظام بخصم هذه الكمية بدقة من رصيد اللفة، ليظهر أن المتبقي هو 46.5 متر.

وحدات قياس مزدوجة (Catch Weight)

• الفائدة: دقة متناهية في تسعير وتتبع مخزون المنتجات متغيرة الوزن التي تُخزّن بوحدة وتُباع بوحدة أخرى.
• الأهمية: حل مشكلة أساسية في الصناعات الغذائية، حيث يضمن تطابق المخزون المالي مع المخزون الفعلي، ويمنع الخسائر الناتجة عن فروقات الوزن.
• سيناريو الاستخدام: مورد لحوم يستلم "كرتونة دجاج" (وحدة تخزين) بوزن فعلي 10.25 كجم (وحدة بيع). النظام يتتبع الوحدتين معًا، مما يضمن أن المحاسبة والمخزون متطابقان 100%.

التتبع المرتبط بالمشروع (Project-Based Tracking)

• الفائدة: رقابة مالية وإدارية صارمة على تكاليف المشاريع ومنع الهدر أو استخدام المواد في غير محلها.
• الأهمية: يوفر رؤية حية لتكلفة المشروع الفعلية مقابل الميزانية، ويمنع تسرب التكاليف بين المشاريع المختلفة.
• سيناريو الاستخدام: شركة مقاولات تشتري أسمنت مخصص لـ "مشروع بناء فيلا العميل أحمد". يتم حجز هذه الكمية في النظام لهذا المشروع، ولا يمكن صرفها إلا له، مما يضمن دقة حساب تكلفة المشروع.

نظام إدارة الأصول الثابتة (Fixed Asset Management)

هذا النظام يساعدك على إدارة الأصول الثابتة في شركتك، سواء كانت أجهزة الكمبيوتر أو معدات الإنتاج أو أي شيء آخر.

• الفائدة الرئيسية: الربط المباشر بين المخزون والأصول الثابتة، مما يسمح بعملية "الرسملة" المحاسبية الدقيقة وتتبع دورة حياة الأصل بالكامل.
• الأهمية: يمنحك دقة متناهية في التتبع، ويحول الأصول من مجرد أرقام في المخزون إلى وحدات استثمارية يمكن قياس عائدها وإهلاكها.
• سيناريو الاستخدام: شراء 5 أجهزة كمبيوتر. بدلاً من مجرد زيادة رصيد "كمبيوتر" بمقدار 5، يطالبك النظام بإدخال الرقم التسلسلي لكل جهاز، مما يسمح لك لاحقًا باختيار جهاز معين وتحويله إلى "أصل ثابت" في سجل الأصول بضغطة زر.

مركز جهات الاتصال (Contact Hub)

هذه ليست مجرد قائمة، بل هي قاعدة بيانات علائقية مركزية. تمكنك من تعريف شخص أو شركة مرة واحدة، ثم منحه أدوارًا متعددة (عميل، مورد، موظف، مساهم)، مما يوفر رؤية 360 درجة حقيقية.

• الفائدة الرئيسية: القضاء على تكرار البيانات والأخطاء، والحصول على رؤية شاملة لكل التعاملات مع أي جهة.
• سيناريو الاستخدام: يمكنك تعريف "شركة ABC" مرة واحدة، ثم منحها دور "مورد" و "عميل". بضغطة زر، يمكنك معرفة كم اشتريت منهم وكم بعت لهم في تقرير واحد، مما يمنحك قوة تفاوضية هائلة.

محرك التكاليف الشاملة وذكاء التسعير (Costing & Profitability Engine)

هذه ليست مجرد وحدة لإدارة قائمة المواد (BOM)، بل هي الجوهر الاستراتيجي للنظام. تم تصميمها لتجاوز حسابات التكلفة السطحية وكشف التكلفة الشاملة والحقيقية (Fully Loaded Cost) لأي منتج، خدمة، أو مشروع. هدفها هو تحويل بيانات التكاليف المتفرقة إلى قرارات تسعير مربحة ومستنيرة.

• تجميع التكاليف المباشرة: يبدأ المحرك بتحديد التكاليف الأساسية المرتبطة مباشرة بالإنتاج، وتشمل:
  • المواد الخام المباشرة: التكلفة الدقيقة لكل المكونات التي تدخل في صناعة وحدة واحدة.
  • الأجور المباشرة: تكلفة العمالة التي تساهم بشكل مباشر في عملية الإنتاج.
• توزيع التكاليف غير المباشرة (Overhead Allocation): هذه هي القوة الحقيقية للمحرك، حيث يقوم بتحميل حصة عادلة من كافة مصاريف الشركة على كل وحدة منتجة، وتشمل:
  • التكاليف الصناعية غير المباشرة: مثل إيجار المصنع، الكهرباء، وصيانة الآلات.
  • المصاريف الإدارية والعمومية: مثل الرواتب الإدارية، الإيجارات، والمصاريف المكتبية.
  • المصاريف التسويقية والتمويلية: لضمان أن كل منتج يساهم في تغطية تكاليف نمو الشركة.
• محاكاة حجم الإنتاج: عبر إدخال "عدد الوحدات المنتجة للفترة"، يمكنك تحليل كيف تتغير تكلفة الوحدة مع تغير حجم الإنتاج، مما يساعد في التخطيط الاستراتيجي.

ملخص التحليل والربحية: من التكلفة إلى التسعير

لا يتوقف المحرك عند حساب التكلفة فقط، بل يقدم لك لوحة تحليلية فورية لاتخاذ قرارات حاسمة:

• التكلفة الشاملة للوحدة: معرفة الرقم الدقيق الذي يكلفك لإنتاج وتجهيز وبيع كل وحدة بعد تحميل كافة المصاريف.
• ذكاء التسعير الاستراتيجي: ببساطة، أدخل "هامش الربح المستهدف" الذي ترغب بتحقيقه، وسيقوم النظام فورياً بحساب "سعر البيع المقترح" الذي يضمن لك تحقيق هذا الهدف.
• تحليل الربحية: رؤية واضحة لهامش ربحك بناءً على هيكل التكاليف الحالي وسعر البيع المقترح.

سيناريو الاستخدام (مطعم برجر متطور):

لإنتاج وجبة برجر واحدة، لا يقوم النظام فقط بحساب تكلفة (اللحم، الخبز، الصوص). بل يضيف عليها:

1. جزء من راتب الشيف (أجور مباشرة).
2. حصة من إيجار المطعم وفاتورة الكهرباء (تكاليف غير مباشرة).
3. نسبة من راتب المحاسب وتكاليف التسويق (مصاريف إدارية وتسويقية).

النتيجة: بدلاً من أن تظن أن تكلفة البرجر هي 5$ (قيمة المواد فقط)، يخبرك النظام أن تكلفتها الشاملة الحقيقية هي 8.5$. وبناءً على هامش الربح الذي حددته (مثلاً 40%)، يقترح عليك النظام بيعها بسعر 14.17$ لتحقيق أهدافك المالية.

الرؤية المستقبلية للوحدة:

نعمل حالياً على تطوير هذه الوحدة لتشمل قدرات تحليلية أكثر تقدماً، من ضمنها:

• تحليل الانحرافات (Variance Analysis): القدرة على وضع "تكاليف معيارية" (Standard Costs) لكل منتج، ومن ثم مقارنتها بالتكاليف الفعلية لتحليل الانحرافات في التكلفة والكفاءة بشكل دقيق.
• التكاليف على أساس الأنشطة (Activity-Based Costing - ABC): أسلوب توزيع أكثر دقة للتكاليف غير المباشرة بناءً على الأنشطة الفعلية التي تستهلك الموارد، مما يعطي صورة أوضح عن ربحية المنتجات والعملاء.
• الربط المباشر مع أوامر العمل (Work Orders): ربط كل تحليل تكلفة بأمر عمل أو دفعة إنتاج محددة، مما يسمح بمراقبة التكلفة الفعلية لكل دفعة بشكل حي ومباشر أثناء عملية الإنتاج.

تكاليف الاستلام المتقدمة (Advanced Landed Costs)

الرؤية المستقبليةقيد التطوير والتخطيط

نحن نؤمن بالتطوير المستمر. هذه الميزات هي جزء من خارطة طريقنا لتحويل كوست إلى نظام تشغيل أعمال لا مثيل له.

هذه الميزة هي الجسر الذي يعبر بك من معرفة "سعر الشراء" إلى فهم "التكلفة الحقيقية الكاملة" للبضاعة. تم تصميمها لتحويل التكاليف الإضافية المعقدة (مثل الشحن، الجمارك، التأمين) من مجرد مصاريف متفرقة إلى جزء لا يتجزأ من قيمة مخزونك، مما يمنحك دقة مطلقة في حساب هوامش الربح واتخاذ قرارات تسعير استراتيجية ومربحة.

من التعقيد إلى الوضوح: حل مشكلة التكاليف المتفرقة

يقوم النظام بحل ثلاث مشاكل أساسية تواجهها الشركات عند استيراد أو شراء البضائع:

• التوزيع الدقيق للتكاليف: يقوم النظام آليًا بتوزيع إجمالي التكاليف الإضافية على كل صنف في فاتورة الشراء بشكل نسبي بناءً على قيمته. هذا يضمن أن كل منتج يحمل تكلفته الحقيقية بدقة.
• المرونة في الدفع: يمكنك تسجيل كل تكلفة إضافية على حدة وتحديد طريقة دفعها، سواء كانت نقدًا من الصندوق، عبر شبكة الدفع من حساب بنكي، أو بالآجل.
• تتبع الموردين بدقة: عند تسجيل تكلفة بالآجل، يمكنك ربطها مباشرة بالمورد الخاص بها (مثل شركة الشحن أو مكتب التخليص الجمركي). يقوم النظام في الخلفية بإنشاء "فاتورة مشتريات خدمة" لهذا المورد، مما يضمن تتبعًا دقيقًا للالتزامات وسهولة في السداد لاحقًا.

سيناريو الاستخدام: من الميناء إلى المخزن

لنفترض أنك اشتريت "قطع غيار" من ألمانيا بقيمة 50,000 ريال من المورد الأساسي. لإيصالها إلى مخزنك، تحملت التكاليف التالية:

1. تكلفة شحن بقيمة 3,000 ريال من شركة "DHL"، سيتم دفعها لاحقًا (آجل).
2. رسوم تخليص جمركي بقيمة 1,200 ريال، تم دفعها فورًا من "حساب البنك".

النتيجة الذكية للنظام:
عند حفظ سند تكاليف الاستلام، يقوم النظام تلقائيًا بتنفيذ 3 إجراءات حيوية:
1. تحديث تكلفة المخزون: ترتفع القيمة الإجمالية لـ "قطع الغيار" في المخزون لتصبح 54,200 ريال (50,000 + 3,000 + 1,200)، مما يعكس تكلفتها الحقيقية.
2. إنشاء التزام آجل: يتم إنشاء فاتورة مستحقة الدفع بقيمة 3,000 ريال في سجل المورد "DHL"، جاهزة للسداد لاحقًا.
3. تسجيل دفعة نقدية: يتم تسجيل قيد يثبت انخفاض رصيد "حساب البنك" بقيمة 1,200 ريال.

إدارة حقوق الملكية (Equity Management)

هذه الوحدة نادرة في الأنظمة المحاسبية بهذا الحجم، وهي أهم أداة **لتحويل الشركة من عمل شخصي إلى كيان استثماري جاهز للنمو**.

• الفائدة الرئيسية: بناء هيكل ملكية سليم وقابل للتوسع، وتجهيز الشركة لأي فرصة تمويل أو شراكة مستقبلية بثقة تامة.
• سيناريو الاستخدام: شركة ناشئة تسعى للحصول على تمويل. بضغطة زر، يمكنها استخراج "جدول الرسملة (Cap Table)" الذي يوضح بدقة من يملك ماذا، مما يمنحها مظهرًا احترافيًا ومنظمًا أمام المستثمرين.