دليل المستخدم لنظام كوست

مقدمة: مفتاحك للنجاح مع Costai

مرحبًا بك في Costai. تم تصميم هذا الدليل ليكون أكثر من مجرد قائمة بالخصائص؛ إنه دورة تدريبية عملية تأخذ بيدك خطوة بخطوة لتحويل نظام Costai إلى العقل التشغيلي المركزي لشركتك. فلسفتنا تقوم على تحويل البيانات المعقدة إلى رؤى واضحة، وتمكينك من اتخاذ قرارات استراتيجية مبنية على حقائق وأرقام دقيقة.

هذا الدليل قائم على المهام (Task-Oriented) ومدعوم بالصور التوضيحية، حيث نركز على "كيف" تقوم بتنفيذ عملياتك اليومية والاستراتيجية، وليس فقط "ماذا" تفعل كل شاشة.

الفصل 1: الانطلاقة السريعة (التأسيس في 5 خطوات)

إن تخصيص ساعة واحدة للإعداد الصحيح في البداية سيوفر عليك مئات الساعات في المستقبل ويضمن دقة تقاريرك المالية. اتبع هذه الخطوات بالترتيب.

1.1 الخطوة الذهبية: الربط في "لوحة التحكم والربط"

هذه الشاشة هي العقل المدبر للعمليات الآلية في النظام. إنها الجسر الذي يربط بين الحسابات التي تُنشئها أنت (والتي تحمل أسماءً خاصة بشركتك) وبين المفاهيم المحاسبية القياسية التي يفهمها النظام. بدون هذه الخطوة، لن يتمكن النظام من إنشاء قيود الفواتير والسندات بشكل آلي وصحيح.

1. من القائمة العلوية، انقر على "الرئيسية".
2. من قسم "عمليات سريعة"، انقر على زر "لوحة التحكم والربط".
3. ستظهر لك قائمة بالحسابات الأساسية التي يحتاجها النظام (مثل: الذمم المدينة، مردودات المبيعات، إلخ).
4. مقابل كل بند، اختر الحساب المناسب من دليل حساباتك الذي قمت بإنشائه.
5. انقر على زر "حفظ الربط" بجانب كل بند تقوم بتعيينه.

[صورة: شاشة لوحة التحكم والربط مع قائمة منسدلة لاختيار حساب "الذمم المدينة"]

1.2 بناء الهيكل: إنشاء حساباتك في "دليل الحسابات"

دليل الحسابات هو "الحمض النووي" المالي لشركتك. هيكل جيد يعني تقارير واضحة وقوية. اذهب إلى شاشة "دليل الحسابات" وابدأ بإنشاء حساباتك الأساسية.

1. انقر على زر "+ إضافة حساب جديد".
2. املأ الحقول الأساسية في النموذج الذي سيظهر.

[صورة: نموذج إضافة حساب جديد]

شرح أهم الحقول:

• رقم الحساب: استخدم نظام ترقيم هرمي (مثال: 1000 للأصول، 1100 للأصول المتداولة، 1110 للصندوق). هذا يساعد في تنظيم التقارير.
• نوع الحساب (الوجهة): هذا هو أهم حقل. يحدد أين سيظهر هذا الحساب في التقارير النهائية (الميزانية العمومية أو قائمة الدخل).
• تصنيف الميزانية: إذا اخترت "الميزانية العمومية"، فهذا الحقل يسمح لك بتصنيف الحساب بشكل أدق (أصل متداول، أصل ثابت، التزام...).
• هل هذا حساب مقابل؟ (isContraAccount): خاصية متقدمة وقوية. قم بتفعيلها للحسابات التي يجب أن تُطرح من فئتها، مثل "مجمع الإهلاك" الذي يُطرح من الأصول، أو "المسحوبات الشخصية" التي تُطرح من حقوق الملكية.

💡 القاعدة الذهبية للتصنيف: كيف تتجنب الأرقام المزدوجة في تقاريرك؟

لقد لاحظت وجود حقول تصنيف متعددة مثل "تصنيف المصروف"، "تصنيف الميزانية"، و"التدفقات النقدية". هذه الحقول هي أدوات تحليلية قوية للغاية، ولكن استخدامها بشكل خاطئ قد يؤدي إلى تقارير مضللة.

المشكلة الشائعة: يقوم بعض المستخدمين بتصنيف الحساب الرئيسي (الأب) بنفس تصنيف أبنائه. على سبيل المثال، يتم تصنيف حساب "المصاريف الإدارية" (الأب) وحساب "الرواتب" (الابن) كـ "ادارية/عمومية".

النتيجة الكارثية: عند طلب تقرير تحليلي لإجمالي المصاريف الإدارية، سيقوم النظام بجمع رصيد "الرواتب" مرة، ثم يجمع رصيد "المصاريف الإدارية" (الذي هو أصلًا مجموع كل أبنائه)، مما يؤدي إلى احتساب المصروف مرتين (رقم مضاعف وخاطئ).

---

✅ الطريقة الصحيحة التي يتوافق معها النظام:

لتجنب هذه المشكلة تمامًا، اتبع هذه القاعدة البسيطة والحاسمة:

1. الحسابات الفرعية (التحليلية): هي الحسابات التي تستخدمها في القيود اليومية والفواتير (مثل: الصندوق، بنك الراجحي، الرواتب، الإيجارات). هذه الحسابات يجب أن تحمل التصنيف الفعلي الدقيق (مثال: "أصل متداول"، "ادارية/عمومية"، "تشغيلي").
2. الحسابات الرئيسية (التجميعية/الأب): هي الحسابات التي وظيفتها فقط تجميع أرصدة أبنائها في التقارير (مثل: الأصول المتداولة، المصاريف الإدارية). هذه الحسابات يجب دائمًا وأبدًا أن يكون تصنيفها "لا ينطبق (Not Applicable)" في جميع حقول التصنيف.

الخلاصة: التصنيف للتحليل، والهيكل الشجري للتجميع. الفصل بين هاتين الوظيفتين هو سر الحصول على تقارير مالية وتحليلية دقيقة وموثوقة 100%.

💡 القاعدة الذهبية المُحسَّنة للتصنيف: تفاصيل أكثر للدليل النهائي لدقة التقارير

حقول التصنيف (مثل "تصنيف المصروف"، "تصنيف الميزانية") هي سر قوة التقارير التحليلية في النظام. فهم كيفية استخدامها بشكل صحيح هو أهم خطوة لضمان دقة بياناتك. القاعدة الأساسية هي أننا نعامل الحسابات بشكل مختلف بناءً على دورها.

---

النوع الأول: الحسابات التحليلية (الأبناء) - التي تستخدمها يوميًا

من هي؟ هي الحسابات النهائية التي تختارها عند تسجيل قيد أو فاتورة (مثل: 511 - الرواتب، 1111 - الصندوق، 411 - إيرادات مبيعات).

✅ القاعدة: يجب دائمًا تصنيفها بدقة. حساب "الرواتب" يجب أن يحمل تصنيف مصروف "ادارية/عمومية"، وحساب "الصندوق" يجب أن يحمل تصنيف ميزانية "أصل متداول".

النوع الثاني: الحسابات الرئيسية (الآباء) - وهنا يكمن التفصيل

الحسابات الرئيسية (الآباء) ليست كلها متشابهة، ويجب التفريق بين نوعين:

1. الآباء للتجميع الهيكلي فقط:
   من هي؟ هي مجرد عناوين تنظيمية في التقارير، مثل 51 - المصاريف الإدارية والعمومية أو 11 - الأصول المتداولة. أنت لا تسجل قيودًا عليها مباشرة.
   ❌ القاعدة: تصنيفها دائمًا "لا ينطبق". هذا يمنع ازدواجية الأرقام في التقارير التحليلية.
2. الآباء كحسابات إجمالية وظيفية (Control Accounts):
   من هي؟ هي حسابات رئيسية تظهر مباشرة في الميزانية وترتبط بسجل مساعد، مثل 112 - الذمم المدينة أو 113 - المخزون أو 211 - الذمم الدائنة.
   ✅ القاعدة: يجب تصنيفها بدقة حسب وظيفتها. فالنظام يحتاج لمعرفة أن "الذمم المدينة" هو "أصل متداول" ليضعه في المكان الصحيح في الميزانية.

اختبار سريع لتحديد التصنيف الصحيح

عند إنشاء أي حساب، اسأل نفسك هذه الأسئلة بالترتيب:

1. هل سأسجل قيودًا يومية على هذا الحساب مباشرة؟

↳ نعم: إذًا يجب تصنيفه بدقة (هذا حساب تحليلي/ابن).

↳ لا: انتقل للسؤال التالي...

2. هل هو حساب إجمالي وظيفي يظهر في الميزانية ويرتبط بسجل مساعد (عملاء، موردين، أصناف)؟

↳ نعم: إذًا يجب تصنيفه بدقة (مثل "الذمم المدينة" كـ "أصل متداول").

↳ لا: إذًا تصنيفه هو "لا ينطبق" (هذا أب للتجميع الهيكلي فقط).

1.3 تعريف العلاقات: "مركز جهات الاتصال" المتكامل

اذهب إلى "جهات الاتصال". هذا ليس مجرد دفتر عناوين، بل هو نظام إدارة علاقات (CRM) مدمج وقاعدة بيانات موحدة لكل من تتعامل معه شركتك. ابدأ بإضافة أول عميل وأول مورد لك.

1. انقر على زر "[+] إضافة جهة اتصال جديدة".
2. في تبويب "عام"، أدخل المعلومات الأساسية مثل الاسم والكود.
3. أهم خطوة - تبويب "الأدوار والبيانات": هنا تكمن قوة النظام. حدد كل الأدوار التي تلعبها جهة الاتصال هذه (مثلاً: ضع علامة صح على "عميل" و "مساهم" إذا كان العميل مساهمًا أيضًا).
4. بمجرد تحديد دور، ستظهر حقول إضافية خاصة به. املأ البيانات قدر الإمكان واحفظ.

[صورة: شاشة إضافة جهة اتصال جديدة مع التركيز على تبويب "الأدوار"]

1.4 تعريف الأصناف: منتجاتك وخدماتك

اذهب إلى "دليل الأصناف". هنا تقوم بتعريف كل ما تبيعه أو تشتريه. هذا يشمل المنتجات المادية، الخدمات، وحتى المصروفات المتكررة.

1. انقر على زر "+ إضافة صنف جديد".
2. أهم حقل هو "نوع الصنف". اختر النوع الصحيح لأنه يحدد سلوك الصنف في النظام بأكمله.
3. انتقل بين التبويبات (عام، المخزون، الشراء والبيع، المحاسبة) واملأ البيانات.

[صورة: شاشة إضافة صنف جديدة مع التركيز على تبويب "التصنيع"]

[صورة: شاشة إضافة صنف جديدة مع التركيز على تبويب "المحاسبة"]

دليل معمق: الإدارة الاحترافية للمنتجات المتغيرة

إذا كان عملك يبيع منتجات تأتي بخيارات متعددة - مثل الملابس (بمقاسات وألوان مختلفة)، أو الأثاث (بأنواع أقمشة مختلفة) - فإن فهمك لهذه الوحدة سيغير طريقة إدارتك لعملك بالكامل، ويمنحك رؤى تحليلية عميقة لم تكن ممكنة من قبل.

المشكلة التقليدية مقابل حل Costai الذكي

لنفترض أنك تبيع "قميص قطني" يأتي في 5 مقاسات و 10 ألوان.

• الطريقة الخاطئة (والمرهقة): إنشاء 50 صنفًا منفصلاً في دليلك (TSHIRT-RED-S, TSHIRT-RED-M...). هذا يجعل دليلك فوضوياً، وإدارة الأسعار والتكاليف كابوسًا، ومن المستحيل معرفة أداء "القميص القطني" كمنتج بشكل عام.
• الطريقة الصحيحة (الاحترافية مع Costai):
  1. تُنشئ منتجًا واحدًا فقط من نوع "منتج ذو متغيرات (أب)" باسم "قميص قطني". هذا هو القالب التنظيمي.
  2. تُنشئ 50 "متغيرًا (ابنًا)" تابعًا لهذا الأب، كل متغير هو صنف مخزني حقيقي له SKU فريد وخصائص محددة (أحمر، S).

[صورة: دليل الأصناف يظهر "القميص القطني" كأب مع أيقونة [+]، والمتغيرات كأبناء تحته]

---

التحسينات الجديدة: الوضوح الكامل في كل شاشة

لم نكتفِ بالتنظيم فقط، بل قمنا بتطوير كيفية عرض هذه المتغيرات في كل مكان في النظام لتكون بديهية ومانعة للأخطاء:

1. 1. دمج رموز SKU للوضوح المطلق:

   وداعًا للتخمين! النظام الآن يدمج رمز الأب مع رمز الابن في كل مكان، لتعرف بالضبط ما الذي تتعامل معه. بدلاً من رؤية TSHIRT-RED-S بمفرده، سترى الآن: TSHIRT › TSHIRT-RED-S. هذا يضمن أنك لن تخلط أبدًا بين أصناف متشابهة.

2. 2. العرض الذكي في القوائم:

   عندما تكون في شاشة الفواتير، بدلاً من عرض اسم غامض مثل "قميص قطني - أحمر - صغير"، يعرض النظام الآن ملخصًا ذكيًا يسهل قراءته: "قميص قطني (أحمر...) — SKU: TSHIRT › TSHIRT-RED-S". هذا يجمع بين سهولة القراءة والدقة التقنية في اختيارك.

3. 3. التلميح السريع (Tooltip):

   حتى مع وجود الملخص الذكي، يمكنك معرفة كل التفاصيل. في دليل الأصناف الرئيسي، بمجرد الوقوف بالفأرة على أي متغير، سيظهر تلميح فوري يعرض جميع خصائصه (اللون: أحمر، المقاس: صغير)، مما يمنحك تأكيدًا فوريًا دون الحاجة للنقر.

[صورة: قائمة منسدلة تظهر اسم الصنف المتغير مع خصائصه]

---

التكامل الذكي: كيف تتفاعل المتغيرات مع بقية النظام؟

هنا تكمن القوة الحقيقية. المتغيرات ليست مجرد تنظيم شكلي، بل هي متكاملة بعمق مع كل وظائف النظام:

• المبيعات والمشتريات: عند إنشاء فاتورة، أنت لا تبيع "القميص" كفكرة عامة، بل تبيع متغيرًا محددًا مثل TSHIRT-BLUE-L. وبفضل العرض الجديد المدمج، أصبحت عملية اختيار المتغير الصحيح أسرع وأكثر دقة من أي وقت مضى.
• إدارة المخزون: يتم تتبع المخزون على مستوى المتغير. يمكنك معرفة أن لديك "10 قطع من القميص الأحمر مقاس L" و "5 قطع فقط من اللون الأزرق بنفس المقاس". هذا يمنحك دقة متناهية في إدارة مخزونك ومنع نفاد الكميات المطلوبة.
• التصنيع وقوائم المواد (BOM): يمكنك تخصيص قائمة مواد مختلفة لكل متغير. قد يستخدم "القميص الفاخر" (متغير) نوع قماش أغلى من "القميص العادي" (متغير آخر)، وكلاهما يتبعان لنفس المنتج الأب.
• التقارير ومراكز التكلفة (أقوى نقطة): هذا التكامل يسمح لك بالإجابة على أسئلة عمل استراتيجية لم تكن ممكنة من قبل:
  • "ما هو إجمالي مبيعات منتج 'القميص القطني' بكل متغيراته؟" (بسهولة عبر تجميع مبيعات كل المتغيرات التابعة له).
  • السؤال الأهم: "أي لون من ألوان 'القميص القطني' هو الأكثر ربحية في مركز تكلفة 'فرع جدة'؟"

الخلاصة لأصحاب الأعمال

هذه الميزة تحول بياناتك من مجرد أرقام إلى **رؤى دقيقة**. بدلاً من أن تعرف أنك بعت 100 قميص، ستعرف أن اللون الأحمر هو الأكثر مبيعًا، وأن المقاس الصغير يحقق أعلى هامش ربح، وأن فرع الرياض يبيع المقاسات الكبيرة بشكل أفضل من فرع جدة. هذه هي المعلومات التي تبني عليها قرارات استراتيجية ناجحة فيما يتعلق بالتسعير، والمخزون، والتسويق.

1.5 إنشاء البنية التشغيلية: المخازن ومراكز التكلفة

أخيرًا، قم بتأسيس بنيتك التشغيلية.

• المخازن: اذهب إلى "المخازن والمخزون" وأنشئ مخازنك الرئيسية (مثال: المستودع الرئيسي، مخزن المعرض).
• مراكز التكلفة: اذهب إلى "مراكز التكلفة" وأنشئ الوحدات التي ترغب في تحليل ربحيتها بشكل مستقل (مثال: فرع الرياض، قسم المشاريع، خط الإنتاج أ).

[صورة: شاشة ادارة المخازن والمخزون مع التركيز على "نوع المخزن"]

[صورة: شاشة ادارة مراكز التكلفة مع التركيز على "الملاحظة"]

تهانينا! بإكمال هذه الخطوات الخمس، تكون قد بنيت أساسًا صلبًا وقويًا لشركتك داخل نظام Costai. أنت الآن جاهز لبدء تسجيل عملياتك اليومية بثقة تامة.

الفصل 2: دورة الإيرادات الكاملة (من العرض إلى التحصيل)

هذا الفصل يغطي جميع العمليات المتعلقة بتحقيق الإيرادات، بدءًا من إصدار الفواتير وحتى تحصيل الأموال من عملائك. سنغطي سيناريوهات البيع المختلفة وكيفية تسجيلها بشكل صحيح في النظام.

2.1 إنشاء فاتورة مبيعات (نقدية أو بنكية)

هذا هو السيناريو الأكثر شيوعًا للبيع المباشر حيث يتم استلام المبلغ فورًا. يقوم النظام بإنشاء قيد محاسبي بسيط ومباشر.

1. من "الرئيسية"، انقر على "فاتورة مبيعات جديدة".
2. املأ الحقول العلوية: اختر "العميل" (اختياري للبيع النقدي)، تأكد من صحة "التاريخ"، واختر "المخزن" الذي ستخرج منه البضاعة.
3. في قسم "بنود الفاتورة"، انقر على "+ إضافة بند".
4. اختر الصنف أو الخدمة المباعة. سيقوم النظام بجلب السعر الافتراضي تلقائيًا.
5. أدخل "الكمية". سيتم حساب الإجمالي تلقائيًا.
6. أهم خطوة: في حقل "طريقة الدفع"، اختر حساب الصندوق أو البنك الذي استلمت فيه المبلغ (مثال: الصندوق الرئيسي، بنك الراجحي).
7. انقر على "حفظ الفاتورة وإنشاء قيد".

[صورة: شاشة فاتورة مبيعات مع حقل "طريقة الدفع" المختار كـ "الصندوق الرئيسي"]

2.2 إنشاء فاتورة مبيعات آجلة (على الحساب)

عندما تبيع لعميل بالدين، فإنك تحتاج إلى تسجيل المبلغ كـ "ذمم مدينة". النظام يجعل هذه العملية سهلة جدًا.

1. اتبع نفس الخطوات من 1 إلى 5 لإنشاء فاتورة مبيعات عادية.
2. أهم خطوة: في حقل "طريقة الدفع"، اختر الخيار "آجل (على الحساب)".
3. تأكد من اختيار العميل الصحيح في حقل "اسم العميل"، فهذا إلزامي للبيع الآجل.
4. انقر على "حفظ الفاتورة وإنشاء قيد".

[صورة: شاشة فاتورة مبيعات آجلة مع سهم يشير إلى حقل "طريقة الدفع" المختار كـ "آجل"]

2.3 إصدار سند قبض (تحصيل الدفعات)

عندما يقوم عميل بسداد جزء من دينه أو كامل المبلغ، يجب عليك إصدار "سند قبض" لتسجيل هذه العملية وتخفيض رصيد الذمم المدينة.

1. من "الرئيسية"، انقر على "سند قبض جديد".
2. اختر "مستلم من (العميل)" الذي قام بالدفع.
3. اختر "طريقة القبض" (أي حساب صندوق أو بنك استلم المبلغ).
4. في قسم "تفاصيل القبض"، اختر الحساب الدائن. في معظم الحالات، سيكون هذا هو حساب "الذمم المدينة" الذي ربطته في لوحة التحكم.
5. أدخل "المبلغ" الذي تم تحصيله.
6. يمكنك إضافة خصم مسموح به في حقل "الخصم" إذا كنت قد منحت العميل خصمًا لتعجيل الدفع.
7. اكتب بيانًا واضحًا في حقل "البيان/الوصف" (مثال: تحصيل دفعة من فاتورة رقم ...).
8. انقر على "حفظ سند القبض وإنشاء قيد".

[صورة: شاشة سند قبض ممتلئة توضح اختيار العميل وطريقة الدفع وحساب الذمم المدينة]

2.4 شاشة الكاشير (POS) للبيع السريع

للمتاجر ونقاط البيع المباشر، توفر شاشة الكاشير واجهة سريعة وبسيطة مصممة للاستخدام اليومي المكثف.

1. من "الرئيسية"، انقر على "شاشة الكاشير (POS)".
2. اختر الأصناف التي يريدها العميل من الشبكة. ستتم إضافتها تلقائيًا إلى الفاتورة على اليسار.
3. عند الانتهاء، انقر على زر "الدفع".
4. اختر طريقة الدفع (نقدي، شبكة...). سيقوم النظام بمعالجة العملية، طباعة الفاتورة (إذا تم إعدادها)، وإنشاء جميع القيود المحاسبية والمخزنية اللازمة في الخلفية.

[صورة: واجهة شاشة الكاشير (POS) تظهر شبكة الأصناف على اليسار وفاتورة حالية على اليمين]

الفصل 3: دورة النفقات والمشتريات (إدارة التكاليف بذكاء)

إدارة النفقات لا تقل أهمية عن تحقيق الإيرادات. هذا الفصل يشرح كيفية تسجيل جميع أنواع المشتريات والنفقات بشكل دقيق، سواء كانت بضاعة لإعادة بيعها، مصروفات تشغيلية، أو أصول ثابتة طويلة الأجل.

3.1 تسجيل فاتورة مشتريات (بضاعة للمخزون)

عندما تشتري بضاعة بهدف إعادة بيعها، يجب إدخالها إلى المخزون. النظام يقوم بأتمتة هذه العملية بالكامل.

1. من "الرئيسية"، انقر على "فاتورة مشتريات جديدة".
2. أدخل "رقم فاتورة المورد" و"التاريخ". اختر المورد من قائمة جهات الاتصال.
3. أهم خطوة: في حقل "نوع الفاتورة"، تأكد من اختيار "مشتريات بضاعة".
4. اختر "المخزن" الذي سيتم استلام البضاعة فيه.
5. في قسم "بنود الفاتورة"، أضف الأصناف التي اشتريتها، مع تحديد الكمية وسعر الشراء للوحدة.
6. اختر "طريقة الدفع" (آجل، أو حساب الصندوق/البنك الذي دفعت منه).
7. انقر على "حفظ الفاتورة وإنشاء قيد".

3.2 تسجيل فاتورة (مصروف تشغيلي)

لتسجيل المصاريف التي لا تدخل المخزون، مثل فواتير الكهرباء، الإنترنت، أو الإيجار.

1. اذهب إلى شاشة "فاتورة مشتريات جديدة".
2. أهم خطوة: في حقل "نوع الفاتورة"، اختر "مصروفات".
3. ستلاحظ أن حقول المخزون تختفي وتظهر حقول جديدة خاصة بالمصروفات.
4. انقر على "+ إضافة تفصيل".
5. في حقل "الحساب"، اختر حساب المصروف المناسب من دليل حساباتك (مثال: ح/ مصروف كهرباء).
6. أدخل "المبلغ".
7. مهم جدًا: اختر "مركز التكلفة" الذي يتحمل هذا المصروف (مثال: فرع الرياض). هذا ضروري للتحليل الدقيق للربحية.
8. اختر طريقة الدفع وانقر على "حفظ".

3.3 إصدار سند صرف (سداد الدفعات)

يستخدم هذا السند لدفع الأموال للموردين مقابل فواتير آجلة، أو لدفع أي نفقات أخرى مباشرة.

1. من "الرئيسية"، انقر على "سند صرف جديد".
2. اختر "مدفوع إلى (المورد)".
3. اختر "طريقة الدفع" (أي حساب صندوق أو بنك دفعت منه).
4. في "تفاصيل الصرف"، اختر الحساب المدين. لسداد فاتورة مورد، سيكون هذا هو حساب "الذمم الدائنة".
5. أدخل "المبلغ" الذي تم دفعه.
6. إذا حصلت على خصم من المورد، أدخله في حقل "الخصم المكتسب".
7. اكتب بيانًا واضحًا واحفظ السند.

الفصل 4: إدارة المخزون والمستودعات

إدارة المخزون بفعالية هي شريان الحياة للشركات التجارية والصناعية. يوفر لك نظام Costai أدوات قوية للتحكم الكامل في مخزونك، بدءًا من تعريف أماكن التخزين وحتى تتبع حركة كل صنف بدقة.

4.1 فهم شاشة المخازن: المخازن والمواقع

يقدم النظام هيكلية من مستويين لإدارة أماكن التخزين، مما يمنحك مرونة ودقة عالية.

1. اذهب إلى شاشة "المخازن والمخزون" من القائمة الرئيسية.
2. أولاً، قم بإنشاء "المخازن" الرئيسية الخاصة بك بالنقر على "+ إضافة مخزن جديد". المخزن هو كيان كبير مثل "المستودع الرئيسي" أو "مخزن فرع جدة".
3. بعد إنشاء المخزن، انقر على زر "إدارة المواقع" بجانبه.
4. داخل شاشة إدارة المواقع، يمكنك تعريف "المواقع" الدقيقة (Bins). الموقع هو المكان الفعلي الذي توضع فيه البضاعة داخل المخزن، مثل: المنطقة A، الممر 01، الرف 02، الخانة 03.

4.2 الحركات المخزنية: التحكم في تدفق البضاعة

شاشة "الحركات المخزنية" هي مركز التحكم في أي حركة بضاعة لا تنتج عن عملية بيع أو شراء مباشر. وهي تستخدم لثلاثة أغراض رئيسية.

أ) كيفية عمل إذن إضافة (استلام مخزني)

يُستخدم لإدخال كميات إلى المخزون لأسباب غير الشراء، مثل استلام بضاعة مرتجعة من عميل، أو إدخال بضاعة تم العثور عليها أثناء الجرد.

1. اذهب إلى شاشة "الحركات المخزنية".
2. في حقل "نوع الحركة"، اختر "استلام مخزني (إضافة)".
3. اختر "المخزن" الذي ستستلم فيه البضاعة.
4. في "بنود الحركة"، أضف الأصناف والكميات التي تم استلامها.
5. لكل صنف، يجب تحديد "الموقع" الذي سيتم تخزينه فيه.
6. اكتب سبب الاستلام في حقل "البيان" ثم انقر على "حفظ الحركة المخزنية".

ب) كيفية عمل إذن صرف (إخراج مخزني)

يُستخدم لإخراج كميات من المخزون لأسباب غير البيع، مثل إخراج عينات مجانية، إتلاف بضاعة تالفة، أو صرف مواد للاستخدام الداخلي.

1. في شاشة "الحركات المخزنية"، اختر نوع الحركة "صرف مخزني (إخراج)".
2. اختر "المخزن" الذي ستصرف منه البضاعة.
3. أضف الأصناف والكميات المراد صرفها.
4. عند اختيار الصنف، ستظهر قائمة "المواقع" التي تحتوي على رصيد من هذا الصنف فقط، مع الكمية المتاحة في كل موقع. اختر الموقع الذي ستسحب منه.
5. اكتب سبب الصرف في "البيان" ثم انقر على "حفظ".

ج) كيفية عمل إذن تحويل بين المخازن

لنقل البضاعة من مخزن إلى آخر (مثلاً، من المستودع الرئيسي إلى مخزن المعرض).

1. اختر نوع الحركة "تحويل بين المخازن".
2. سيظهر حقلان: "التحويل من مخزن (المصدر)" و "التحويل إلى مخزن (الهدف)". اختر المخزنين.
3. عند إضافة الأصناف، سيطلب منك النظام تحديد "الموقع المصدر" الذي ستُسحب منه البضاعة.
4. سيقوم النظام تلقائيًا بتحديد أفضل موقع متاح في "المخزن الهدف" لاستلام البضاعة (إما موقع يحتوي على نفس الصنف أو موقع فارغ).
5. أكمل البيانات واحفظ الحركة. سيقوم النظام بعملية الصرف من المصدر والإضافة في الهدف في خطوة واحدة.

4.3 قراءة تقرير أرصدة المخزون

لمعرفة كمياتك الحالية وقيمتها، اذهب إلى شاشة "المخازن والمخزون" وانظر إلى جدول "أرصدة المخزون الحالية".

• الرؤية الشاملة: بشكل افتراضي، يعرض الجدول كل الأصناف في كل المخازن والمواقع.
• الفلترة الذكية: استخدم قوائم الفلترة في الأعلى لعرض رصيد صنف معين فقط، أو عرض كل الأرصدة في مخزن معين فقط.
• الدقة: يعرض التقرير الكمية المتاحة لكل صنف في كل موقع تخزين على حدة، مما يمنحك رؤية دقيقة ومفصلة لمخزونك.

الفصل 5: العمليات المتقدمة (قلب النظام)

هنا تتجلى القوة الحقيقية لنظام Costai، حيث نتجاوز العمليات اليومية لندير الدورات التشغيلية المعقدة التي تميز الشركات الناجحة. هذا الفصل مخصص للوحدات التي تحول النظام من مجرد برنامج محاسبي إلى نظام تشغيل أعمال متكامل.

5.1 وحدة التصنيع (من الألف إلى الياء)

إذا كانت شركتك تقوم بتصنيع أو تجميع المنتجات، فهذه الوحدة ستقوم بأتمتة واحدة من أعقد العمليات المحاسبية والتشغيلية. تتبع هذه الدورة المتكاملة لتحقيق أقصى استفادة.

الخطوة 1: تعريف المنتج وقائمة مواده (BOM)

قبل أن تتمكن من تصنيع أي شيء، يجب أن تخبر النظام "ما هو المنتج" و "مم يتكون".

1. اذهب إلى "دليل الأصناف" وانقر على "+ إضافة صنف جديد".
2. أدخل البيانات الأساسية للمنتج النهائي (الاسم، الكود، إلخ).
3. أهم خطوة: في حقل "نوع الصنف"، اختر "صنف تجميعي (Manufacturing)".
4. بمجرد اختيار هذا النوع، سيظهر تبويب جديد في النموذج يسمى "قائمة المواد (BOM) وتحليل التكلفة". انقر عليه.
5. في قسم "المواد الخام المباشرة"، ابدأ بإضافة كل مادة خام تدخل في تصنيع وحدة واحدة من المنتج النهائي، مع تحديد الكمية المطلوبة من كل مادة.
6. لا تنس ربط المنتج بحسابات المخزون والتكلفة والإيراد في تبويب "المحاسبة".

الخطوة 2: تنفيذ أمر التصنيع

بعد تعريف المنتج، يمكنك الآن البدء في عملية الإنتاج الفعلية.

1. اذهب إلى شاشة "التصنيع" من القائمة الرئيسية.
2. املأ بيانات أمر الإنتاج: تاريخ الإنتاج، المنتج المُصنّع (اختره من القائمة)، والكمية المُراد إنتاجها.
3. اختر "مخزن صرف المواد" الذي سيتم سحب المواد الخام منه.
4. اختر "مخزن استلام المنتج" الذي سيتم إيداع المنتج النهائي فيه.
5. اختر "مركز التكلفة" الذي سيتم تحميل تكاليف الإنتاج عليه لتحليل الربحية لاحقًا.
6. انقر على "حفظ الإنتاج وتوليد القيود".

5.3 وحدة حقوق الملكية (للمؤسسين والمستثمرين)

قد تبدو هذه الوحدة متقدمة، لكنها في الحقيقة واحدة من أهم الأدوات الاستراتيجية التي تميز الشركات التي تخطط للنمو عن تلك التي تكتفي بالبقاء. إنها ليست فقط للشركات المساهمة الكبرى، بل هي الأداة التي تبني **هيكل ملكية سليمًا وقابلًا للتوسع** لشركتك منذ اليوم الأول.

هذه الوحدة تحول طريقة تفكيرك في شركتك: من مجرد "مصدر دخل" إلى "أصل ذي قيمة" يمكن أن يجذب الشركاء والمستثمرين والمواهب.

متى ولماذا تحتاج هذه الوحدة؟ (سيناريوهات النمو)

• عند إدخال شريك جديد: بدلاً من الاتفاقات الشفهية، يمكنك إصدار أسهم له بشكل رسمي عبر النظام. هذا يوثق حصته بدقة، ويمنع أي خلافات مستقبلية، حيث أن كل شيء مسجل ومرتبط مباشرة بالنظام المالي.
• عند البحث عن تمويل: أول ما سيطلبه منك أي مستثمر جاد هو **"جدول الرسملة (Cap Table)"** - وهو تقرير يوضح من يملك ماذا في الشركة. بفضل هذه الوحدة، يمكنك إنشاء هذا التقرير الحيوي بضغطة زر، مما يمنح شركتك مظهرًا احترافيًا ومنظمًا يعزز ثقة المستثمرين.
• عند الرغبة في تحفيز الموظفين الرئيسيين: يمكنك منحهم خيارات تثبيت أسهم (Stock Options) مع جداول استحقاق (Vesting). هذه هي أقوى أداة للاحتفاظ بالمواهب وجعلهم يعملون كـ "ملاك"، حيث يصبح نجاحهم مرتبطًا بنجاح الشركة على المدى الطويل.
• عند تحقيق أرباح وترغب في توزيعها: تقوم الوحدة بأتمتة العملية المعقدة لإعلان وتوزيع الأرباح. هي تحسب المستحقات لكل مساهم بدقة وتُنشئ قيد اليومية الصحيح تلقائيًا، مما يضمن الشفافية والامتثال للمبادئ المحاسبية.

كيف تبدأ: دورة حياة الملكية في 3 خطوات

1. الخطوة 1: تعريف الأساس (فئات الأسهم): اذهب إلى تبويب "فئات الأسهم". هنا تقوم بتعريف أنواع الملكية في شركتك (في معظم الحالات، ستبدأ بـ "أسهم عادية").
2. الخطوة 2: توثيق الملكية (سجل المعاملات): اذهب إلى تبويب "سجل المعاملات". هذا هو قلب الوحدة. انقر على "+ معاملة أسهم جديدة" لتسجيل أي عملية تؤثر على الملكية، مثل:
   • إصدار أسهم جديدة: لمؤسس، أو شريك، أو مستثمر مقابل استثمار نقدي.
   • منح أسهم: لموظف رئيسي كجزء من حزمة حوافزه (مقابل خدمات).
   • نقل ملكية: تسجيل بيع أسهم من مساهم لآخر.
3. الخطوة 3: جني الثمار (توزيعات الأرباح والتقارير): بعد تحقيق الأرباح، يمكنك استخدام تبويب "توزيعات الأرباح" لتوزيعها بشكل عادل ومنظم. وفي أي وقت، يمكنك الذهاب إلى شاشة "التقارير" واستخراج "جدول الرسملة" لرؤية الصورة الكاملة للملكية.

الفصل 5.4: إدارة الرواتب والموارد البشرية (أتمتة كاملة)

إدارة الرواتب هي عملية حساسة وتستهلك الكثير من الوقت. تم تصميم هذه الوحدة في Costai لتحويل هذه العملية المعقدة إلى خطوات بسيطة ومنظمة، مما يضمن الدقة والسرعة والامتثال للأنظمة.

دورة الرواتب في 3 خطوات:

الخطوة 1: الأساس (تُنفذ مرة واحدة لكل موظف)

البيانات المالية للموظف هي حجر الأساس. النظام يربطها بذكاء في مكان واحد.

1. اذهب إلى "مركز جهات الاتصال" وأنشئ جهة اتصال جديدة لموظفك.
2. في تبويب "الأدوار والبيانات"، قم بتفعيل دور "موظف".
3. ستظهر لك حقول إضافية. أدخل تفاصيل الراتب مثل "الراتب الأساسي"، "بدل السكن"، "نسبة التأمينات"، و"قسط السلفة" إن وجد. اربط الموظف بمركزه التكلفة (قسمه).
4. لا تنسَ الربط في لوحة التحكم: تأكد من أنك قمت بربط حسابات مصروف الرواتب والرواتب المستحقة والتأمينات في "لوحة التحكم والربط".

الخطوة 2: التنفيذ (العملية الشهرية)

في نهاية كل شهر، يمكنك تشغيل مسير الرواتب بضغطة زر.

1. من القائمة الرئيسية، اذهب إلى "إدارة الرواتب".
2. انقر على زر "+ تشغيل مسير رواتب جديد".
3. حدد الشهر والسنة وتاريخ استحقاق القيد.
4. سيقوم النظام تلقائيًا بجلب جميع الموظفين النشطين مع حساب رواتبهم واستحقاقاتهم وخصوماتهم الأساسية بناءً على البيانات التي أدخلتها في بطاقاتهم.
5. يمكنك إدخال أي "خصومات أخرى" مباشرة في الجدول (مثل غياب أو جزاءات).

الخطوة 3: الاعتماد والترحيل (النتيجة الآلية)

بعد مراجعة المسير والتأكد من صحته، انقر على زر "اعتماد وترحيل مسير الرواتب".

الفصل 6: التقارير والتحليل الاستراتيجي (تحويل الأرقام إلى قرارات)

البيانات المدخلة لا قيمة لها إذا لم تتحول إلى رؤى واضحة. قسم "التقارير" هو لوحة القيادة الاستراتيجية لعملك، وهو المكان الذي تجني فيه ثمار إعدادك الدقيق للنظام. كل تقرير مصمم للإجابة على سؤال جوهري حول أداء شركتك.

6.1 التقارير المالية القياسية: نبض شركتك المالي

هذه هي التقارير الأساسية التي تعكس الوضع المالي العام لشركتك. بفضل الأتمتة في نظام Costai، يمكنك الحصول على هذه التقارير محدثة في أي لحظة.

• قائمة الدخل (Income Statement):
  • تجيب على سؤال: "هل شركتي تحقق ربحًا؟"
  • كيفية الاستخدام: استخدمها لمراقبة صافي الربح، مقارنة الإيرادات بالمصروفات، وتحليل هوامش الربح. النظام يقوم تلقائيًا بتصنيف الإيرادات والمصروفات بناءً على ما حددته في دليل الحسابات.
• الميزانية العمومية (Balance Sheet):
  • تجيب على سؤال: "ما هي القيمة المالية لشركتي في لحظة معينة؟"
  • كيفية الاستخدام: تعرض لك أصول الشركة (ما تملكه)، التزاماتها (ما عليها من ديون)، وحقوق الملكية. بفضل الهيكل الشجري لدليل الحسابات وخاصية "الحساب المقابل"، يعرض النظام الميزانية بشكل احترافي ومنظم.
• قائمة التدفقات النقدية (Cash Flow Statement):
  • تجيب على سؤال: "من أين تأتي أموالي وأين تذهب؟"
  • كيفية الاستخدام: هذا التقرير حيوي لفهم سيولة الشركة. يوضح لك صافي النقدية من الأنشطة التشغيلية (العمليات اليومية)، الاستثمارية (شراء وبيع الأصول)، والتمويلية (قروض، استثمارات).

6.2 أقوى تقريرين تحليليين: الغوص في التفاصيل

بينما تمنحك التقارير القياسية نظرة عامة، تمنحك هذه التقارير التحليلية رؤى عميقة ومفصلة لاتخاذ قرارات دقيقة.

أ) تقرير مركز التكلفة: أهم أداة استراتيجية للمدير

هذا التقرير هو السبب الرئيسي الذي يجعل Costai نظام تشغيل أعمال وليس مجرد نظام محاسبي. إنه يمكّنك من تحليل ربحية كل جزء من عملك على حدة.

1. اذهب إلى شاشة "التقارير".
2. في قسم "تقرير مركز التكلفة"، اختر مركز التكلفة الذي تريد تحليله (مثال: فرع الرياض).
3. حدد الفترة الزمنية (اختياري).
4. انقر على "عرض التقرير".

ب) كشف حساب الأستاذ مقابل كشف حساب جهة الاتصال: الإجمالي مقابل التفصيلي

من المهم فهم الفرق بين هذين التقريرين وكيف يكملان بعضهما البعض.

• كشف حساب الأستاذ (General Ledger):
  • الغرض: يعرض كل الحركات التي تمت على حساب محاسبي واحد (مثل حساب "الذمم المدينة" الإجمالي).
  • متى تستخدمه: عندما تريد أن ترى الصورة الكاملة والرصيد الإجمالي لحساب معين كما سيظهر في الميزانية، أو للتدقيق الداخلي.
• كشف حساب جهة الاتصال (Subsidiary Ledger):
  • الغرض: يعرض كل الحركات (فواتير وسندات) التي تمت مع جهة اتصال واحدة (مثل العميل "شركة الأمل").
  • متى تستخدمه: عندما تريد إرسال كشف حساب لعميل لمطالبته بالدفع، أو لمراجعة تاريخ معاملاتك مع مورد معين.

6.3 جدول الرسملة (Cap Table): من يملك ماذا في شركتك؟

هذا تقرير متخصص وحيوي للمؤسسين والمستثمرين. إنه يقدم لقطة واضحة لهيكل ملكية الشركة.

• يجيب على سؤال: "من هم مساهمو الشركة، وكم عدد الأسهم التي يمتلكها كل منهم، وما هي نسبة ملكيتهم؟"
• كيفية الاستخدام: اذهب إلى "التقارير" وانقر على "جدول الرسملة (Cap Table)". سيقوم النظام بتحليل سجل معاملات الأسهم وعرض جدول محدث يوضح توزيع الملكية. هذا التقرير أساسي عند التفاوض مع مستثمرين جدد أو عند توزيع الأرباح.

الفصل 7: الإدارة والأمان (حماية أصولك الرقمية)

بعد إتقان العمليات اليومية والمتقدمة، يأتي دور حماية بياناتك وضمان استمرارية عملك. هذا الفصل يغطي الأدوات الإدارية الأساسية في نظام Costai التي تمنحك راحة البال والتحكم الكامل في بيئة عملك الرقمية.

7.1 النسخ الاحتياطي والاستعادة: خط الدفاع الأهم لبياناتك

بياناتك المالية هي أحد أثمن أصول شركتك. الأعطال التقنية أو الأخطاء البشرية قد تحدث، والنسخ الاحتياطي المنتظم هو بوليصة التأمين الخاصة بك ضد فقدان هذه البيانات الحيوية. النظام يوفر لك أدوات سهلة وقوية للقيام بذلك.

أ) كيفية إجراء عملية نسخ احتياطي (تصدير البيانات)

نوصي بشدة بإجراء هذه العملية بشكل دوري (أسبوعيًا أو شهريًا على الأقل) وحفظ الملف في مكان آمن ومنفصل.

1. اذهب إلى "الرئيسية" ومن قسم "عمليات سريعة"، انقر على "النسخ الاحتياطي".
2. في شاشة النسخ الاحتياطي والاستعادة، ستجد قسم "تصدير البيانات".
3. انقر على زر "تصدير البيانات (JSON)".
4. سيقوم النظام بتجميع كل بياناتك (الحسابات، القيود، الفواتير، الأصناف، كل شيء) في ملف واحد.
5. سيطلب منك متصفحك حفظ الملف. اختر مكانًا آمنًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو على خدمة تخزين سحابي موثوقة (مثل Google Drive أو Dropbox).

ب) كيفية إجراء عملية الاستعادة (استيراد البيانات)

1. اذهب إلى شاشة "النسخ الاحتياطي والاستعادة".
2. في قسم "استيراد البيانات"، انقر على زر "Choose File" أو "Browse" واختر ملف النسخ الاحتياطي (JSON) الذي تريد استعادته من جهازك.
3. بعد اختيار الملف، انقر على زر "استيراد البيانات".
4. سيظهر لك مربع حوار تحذيري أخير للتأكيد. اقرأه بعناية وقم بالتأكيد إذا كنت متأكدًا تمامًا من رغبتك في المتابعة.
5. بعد اكتمال العملية، سيقوم النظام بإعادة تحميل الصفحة تلقائيًا لعرض البيانات المستعادة.

7.2 المساعد الذكي: مستشارك المحاسبي الفوري

المساعد الذكي هو أداة قوية للحصول على إجابات سريعة دون الحاجة إلى التنقل بين الشاشات المختلفة. إنه مصمم لفهم اللغة الطبيعية وتقديم معلومات دقيقة من قاعدة بياناتك مباشرة.

1. انقر على زر "مساعد ذكي" في القائمة العلوية لفتح نافذة الدردشة.
2. اكتب سؤالك في مربع الإدخال واضغط Enter.

أمثلة على أسئلة يمكنك طرحها:

• للاستعلام عن الأرصدة: "ما هو رصيد حساب الصندوق؟" أو "كم رصيد بنك الراجحي؟"
• لطلب التقارير: "اعرض لي قائمة الدخل" أو "أريد الميزانية العمومية".
• للتنقل السريع: "افتح شاشة فواتير المبيعات" أو "اذهب إلى دليل الحسابات".
• للاستعلام عن البيانات: "اعرض لي آخر 5 قيود" أو "كم عدد الحسابات في الدليل؟"
• للاستفسارات المعرفية: "اشرح لي ما هو مجمع الإهلاك" أو "ما معنى الذمم المدينة؟"

خاتمة: نظامك، طريقك للنمو

لقد وصلت إلى نهاية الدليل، ولكنها مجرد بداية لرحلتك في إتقان إدارة عملك. نظام Costai ليس مجرد برنامج، بل هو منهجية عمل متكاملة. بالالتزام بالخطوات والمفاهيم التي تم شرحها، ستمتلك الأدوات اللازمة ليس فقط لتسجيل الماضي، بل لتشكيل المستقبل.

تذكر دائمًا: البيانات الدقيقة تؤدي إلى رؤية واضحة، والرؤية الواضحة تؤدي إلى قرارات حكيمة.